Penerapan 5 S dalam peningkatan kinerja PNS

PENERAPAN PROGRAM 5 S DALAM MENINGKATKAN KINERJA PNS

Oleh : Syamsi Hadi, SKM, M.Kes, MBA

Widyaiswara Madya Badan Diklat Provinsi Jawa Tengah

A.     Pendahuluan :

Apakah Anda pernah mencari dokumen sampai berjam-jam? atau Mencari barang tidak ketemu, kemudian membeli lagi? atau merasa tidak mempunyai cukup tempat untuk menyimpan dokumen atau barang? Waktu dihabiskan untuk mondar-mandir? Tidak tahu siapa yang sedang meminjam suatu dokumen? Dokumen penting tercampur dengan dokumen lainnya? atau tanggung jawab terhadap kebersihan dan kerapian di kantor tidak jelas? Atau ruang kerja anda terasa sempit karena dipenuhi oleh arsip atau peralatan kerja ? atau semuanya pernah anda alami, Sehingga mengurangi kinerja anda. Jika demikian, anda perlu melanjutkan membaca tulisan ini. Mungkin dapat dijadikan salah satu upaya penyelesaiannya.

B.    Permasalahan kinerja PNS

Berdasarjan penelitian yang dilakukan oleh Lembaga Administrasi Negara tentang pelayanan aparatur pemerintah (2003) bahwa PNS memiliki kinerja yang rendah, Prosedur tidak jelas, Lama dan berbelit belit, tidak teratur dan lain – lain. Ketidakteraturan kerja tersebut diantaranya adalah penataan barang, peralatan kerja serta dokumen seperti arsip surat menyurat, panduan kerja (petunjuk pelaksanaan dan petunjuk teknis kegiatan dan buku  - buku referensi kerja.

C.    Tujuan penerapan 5 S

Tujuan utama yang melatar-belakangi implementasi program 5S ini terkait dengan efisiensi sumber daya (Manusia, biaya, Metode, Material dan Mesin). Program 5S merupakan satu alat yang efektif untuk meningkatkan kebiasaan positif para pegawai, karena program ini terbukti efektif, dalam mengurangi biaya, waktu lead time yang lebih pendek, output yang berkualitas dan dapat meningkatkan kinerrja.

D.    Siklus gerakan 5 S

Pastinya sudah banyak yang tau atau pernah dengar dengan istilah ini. 5 S merupakan perangkat manajemen mutu yaitu pengembangan Budaya Mutu, pertama kali dikembangkan di Jepang. Dari segi perkembangan manajemen, konsep 5S ini menjadi cikal bakal tumbuhnya konsep Total Qulity Management (TQM), Kaizen, Just-in-time, ISO, dan seterusnya. Gerakan 5S merupakan rangkaian kegiatan penerapan budaya mutu yang meliputi : seiri (pemilahan), seiton (penataan), seiso (pembersihan), seiketsu (pemantapan), dan shitsuke (pembiasaan). Dengan demikian Gerakan 5S merupakan kebulatan tekad untuk mengadakan pemilahan, penataan, pembersihan, memelihara kondisi kerja, dan memelihara kebiasaan yang diperlukan untuk melaksanakan pekerjaan dengan baik.dalam rangka mewujudkan mutu pelayanan sebagai sebuah gambaran kinerja. Rangkaian kegiatan tersebut dapat divisualkan sebagai berikut :

Sama halnya dengan penerapan konsep manajemen mutu lainnya. 5S tidak sulit untuk dipahami, tapi 5S tetapi sangat sulit untuk dilaksanakan dengan benar. 5S memerlukan kegigihan, kebulatan tekad, dan memerlukan usaha yang terus menerus. 5S mungkin tidak akan memberikan hasil yang dramatis. Namun 5S membuat pekerjaan lebih mudah. serta akan mengurangi pemborosan waktu kerja dan membuat kita bangga atas pekerjaan, dan akan meningkatkan kinerja dengan mutu pekerjaan yang lebih baik.

Jika anda berminat mencoba menerapkan model budaya kerja ini, dapat dilakukan dengan langkah – langah sebagai berikut :

1.      Seiri = Pemilahan

Umumnya istilah seiri berarti mengatur segala sesuatu, memilah sesuai dengan aturan atau prinsip tertentu. Seiri membedakan antara yang diperlukan dengan yang tidak diperlukan. Ambil keputusan tegas untuk menerapkan manajemen stratifikasi untuk memilah antara yang perlu dan yang kurang diperlukan. Intinya adalah membagi segala sesuatu sesuai urutan kepentingannya. Kemudian siapkan manajemen berdasarkan kelompok prioritas. singkirkan barang (perlengkapan kerja) yang kurang diperlukan, sehingga kita dapat berkonsentrasi terhadap barang yang benar-benar penting dan diperlukan.

Di tempat kerja kita memiliki setumpuk arsip. Kita seringkali berdalih bahwa suatu hari kelak kita akan membereskan arsip – arsip itu. Kita menyimpan barang dengan anggapan akan berguna SEANDAINYA diperlukan. Sebenarnya apa yang harus kita lakukan adalah memutuskan dengan tegas bahwa kita harus membedakan antara yang diperlukan dengan yang tidak. Karena barang atau arsip yang jarang dipakai akan mengurangi ruang gerak, kurang nyaman dipandang dan mempersulit kita mencari sesuatu. Untuk itu Kita harus menerapkan manajemen stratifikasi. Yaitu pilahlah barang, peralatan kerja, buku dan lain – lainnya sebagai berikut :

1. Barang - barang yang benar – benar tidak perlukan lagi.
2. Barang – barang yang tidak digunakan, tapi mungkin masih diperlukan.
3. Barang yang kita gunakan hanya sewaktu-waktu saja
4. Keempat: Barang yang kadang-kadang digunakan
5. Kelima : Barang yang sering kita gunakan.

Selanjutnya baik barang yang termasuk kategori a, dimusnahkan. Barang kategori b, c dan d disimpan di tempat penyimpanan sementara (Gudang).

2.      Seiton = Penataan

Jika anda talah melakukan langkah pertama dalam gerakan 5 S ini, selanjutnya anda dapat melanjutkannya ke langkah kedua yaitu  seiton. Seiton dalam hal ini bukanlah setan, tetapi seiton dalam bahasa Jepang dapat diartikan menyimpan barang di tempat yang tepat atau dalam tata letak yang benar, sehingga dapat dipergunakan dalam keadaan mendadak, karena mudah ditemukan dalam waktu singkat.  Ini merupakan cara untuk mempersingkat atau menghilangkan waktu untuk melakukan proses pencarian. Kegiatan langkah kedua ini adalah :

a.      memilah barang – barang baik kategori point b, c dan d maupun e

b.      menata berdasarkan kelompok barang. Pengelompokan dapat dilakukan menurut subjeknya. Misalnya menata buku  menurut kelompok : manajemen, ekonomi, pertanian dll.

c.      ditata menurut  disimpan dalam ruang khusus (misalnya : Gudang) Penyimpanan harus didasarkan pada kategori tersebut. Sedangkan barang kategori e disimpan diruang kerja anda.

d.      Selanjutnya tiap kelompok dilakukan kodifikasi dalam abjad, angka atau bentuk visual. Selanjutnya ditata dengan baik. Salah satu bentuk penataan secara visual seperti gambar dibawah ini :

Jika anda telah melakukan langkah kedua ini, anda mulai menikmati manfaat seiton tersebut, diantaranya ruang kerja menjadi lebih luas, karena barang – barang yang ada dalam ruang kerja anda hanyalah barang tertentu saja. Pencarian barang atau arsip lebih mudah dan cepat. memudahkan mengontrol jika ada barang yang dipakai atau dipinjam, dengan demikian akan mengurangi resiko barang hilang, serta terciptanya keindahan dan kenyamanan ruang kerja.

3.      Seiso = Pembersihan

Gerakan 5 S selanjutnya adalah Seiso yakni membersihkan lebih dari sekedar membuat barang bersih. Hal ini lebih merupakan falsafah dan komitmen untuk bertanggung jawab atas segala aspek barang yang Anda pergunakan, dan untuk memastikan semua barang selalu berada dalam kondisi prima. Jangan berpikir bahwa pembersihan pekerjaan yang melelahkan. Sebaliknya, Anda harus memandangnya sebagai suatu bentuk pemeriksaan dan pencegahan.

Dengan meningkatnya kecanggihan produk industri modern, debu, kotoran, bahan asing, bunyi suara mesin yang keras dan masalah lain kemungkinan besar dapat mengakibatkan barang cacat, macet, bahkan kecelakaan kerja. Pembersihan adalah jawabannya. Pembersihan harus dipandang sebagai cara untuk menghilangkan penyebab masalah satu demi satu. Pada umumnya ada langkah pembersihan yang benar: yaitu :

a.      Tingkat Makro : membersihkan segala sesuatu dan mencari cara untuk menangani penyebab keseluruhan yang berkaitan dengan keseluruhan gambaran global pekerjaan atau ruang kerja.

b.      Tingkat mikro : Menangani satu tempat kerja tertentu atau satu peralatan kerja tertentu seperti perangkat komputer, lemari / rak buku, dan lain – lain

Setelah melalui langkah ketiga ini, ruang kerja bukan hanya tertata rapi, dan lebih luas tetapi juga bersih.

4.      Seiketsu = Pemantapan

Pemantapan bisa berarti memelihara keadaan bersih yang dalam konteks 5S, mencakup pertimbangan seperti warna, bentuk, pakaian, dan sebagainya yang memberikan suasana bersih. Lebih jauh lagi, Seiketsu harus dianggap sebagai mempertahankan proses pemilahan (Seiri), penataan (Seiton), dan pembersihan (Seiso), serta sebagai kesadaran dan aktivitas tetap untuk memastikan bahwa siklus 5S dipelihara. Ini berarti melaksanakan aktivitas 5S dengan teratur, sehingga keadaan yang tidak normal akan tampak..

Bagaimana anda dapat memastikan bahwa ketidaknormalan bisa terlihat? Kita semua harus tanggap terhadap setiap perubahan yang terjadi didalam ruang kerja kita. Yakni : Menyelipkan catatan atau tanda lainnya pada setiap barangyang kita ambil dari tempat yang sudah ditata pada langkah dua diatas. Sehingga akan memudahkan pelacakan dimana barang atau aarsip tersebut berada atau dipinjam oleh siapa.

5.      Shitsuke = Pembiasaan

Setelah Seiketsu (pemantapan) yang berarti melaksanakan aktivitas 5S dengan teratur, maka Shitsuke (pembiasaan) adalah komitmen masing-masing individu untuk mematuhi peraturan.dii tempat kerja. Tidak terlalu sulit untuk memiliki kebiasaan untuk melaksanakan apa yang diharapkan dari Anda. Caranya adalah dengan menciptakan tempat kerja yang disiplin, melalui:

a.      adanya komitmen pimpinan dan staf untuk terus menerus menerapkan 5 S

b.      membentuk Tim pemantau penerapan 5 S

c.      memberikan dorongan dan motivasi pada setiap PNS yang menerapkan 5 S dengan baik. Hal ini dapat dilakukan dengan memberikan penghargaan berupa materiel dan dapat juga berupa immateriel seperti piagam penghargaan, bintang 5 S bulan ini atau bentuk penghargaan lainnya.

d.      jika memungkinkan dapat dilakukan lomba atau konvensi 5 S di lingkungan Satuan Kerjanya.

Jika anda hanya membaca saja tulisan ini mungkin anda hanya dapat membayangkan sejauhmana 5 S dapat meningkatkan kinerja PNS. Tetapi jika anda telah menerapkannya, anda baru merasakan manfaat dari penerapan 5 S dalam peningkatan kinerja PNS.