FORUM WIDYAISWARA: Penerapan 5 S dalam peningkatan kinerja PNS

FORUM WIDYAISWARA: Penerapan 5 S dalam peningkatan kinerja PNS: " v\:* {behavior:url(#default#VML);} o\:* {behavior:url(#default#VML);} w\:* {behavior:url(#default#VML);} .shape {behavior:ur..."

Penerapan 5 S dalam peningkatan kinerja PNS

PENERAPAN PROGRAM 5 S DALAM MENINGKATKAN KINERJA PNS

Oleh : Syamsi Hadi, SKM, M.Kes, MBA

Widyaiswara Madya Badan Diklat Provinsi Jawa Tengah

A.     Pendahuluan :

Apakah Anda pernah mencari dokumen sampai berjam-jam? atau Mencari barang tidak ketemu, kemudian membeli lagi? atau merasa tidak mempunyai cukup tempat untuk menyimpan dokumen atau barang? Waktu dihabiskan untuk mondar-mandir? Tidak tahu siapa yang sedang meminjam suatu dokumen? Dokumen penting tercampur dengan dokumen lainnya? atau tanggung jawab terhadap kebersihan dan kerapian di kantor tidak jelas? Atau ruang kerja anda terasa sempit karena dipenuhi oleh arsip atau peralatan kerja ? atau semuanya pernah anda alami, Sehingga mengurangi kinerja anda. Jika demikian, anda perlu melanjutkan membaca tulisan ini. Mungkin dapat dijadikan salah satu upaya penyelesaiannya.

B.    Permasalahan kinerja PNS

Berdasarjan penelitian yang dilakukan oleh Lembaga Administrasi Negara tentang pelayanan aparatur pemerintah (2003) bahwa PNS memiliki kinerja yang rendah, Prosedur tidak jelas, Lama dan berbelit belit, tidak teratur dan lain – lain. Ketidakteraturan kerja tersebut diantaranya adalah penataan barang, peralatan kerja serta dokumen seperti arsip surat menyurat, panduan kerja (petunjuk pelaksanaan dan petunjuk teknis kegiatan dan buku  - buku referensi kerja.

C.    Tujuan penerapan 5 S

Tujuan utama yang melatar-belakangi implementasi program 5S ini terkait dengan efisiensi sumber daya (Manusia, biaya, Metode, Material dan Mesin). Program 5S merupakan satu alat yang efektif untuk meningkatkan kebiasaan positif para pegawai, karena program ini terbukti efektif, dalam mengurangi biaya, waktu lead time yang lebih pendek, output yang berkualitas dan dapat meningkatkan kinerrja.

D.    Siklus gerakan 5 S

Pastinya sudah banyak yang tau atau pernah dengar dengan istilah ini. 5 S merupakan perangkat manajemen mutu yaitu pengembangan Budaya Mutu, pertama kali dikembangkan di Jepang. Dari segi perkembangan manajemen, konsep 5S ini menjadi cikal bakal tumbuhnya konsep Total Qulity Management (TQM), Kaizen, Just-in-time, ISO, dan seterusnya. Gerakan 5S merupakan rangkaian kegiatan penerapan budaya mutu yang meliputi : seiri (pemilahan), seiton (penataan), seiso (pembersihan), seiketsu (pemantapan), dan shitsuke (pembiasaan). Dengan demikian Gerakan 5S merupakan kebulatan tekad untuk mengadakan pemilahan, penataan, pembersihan, memelihara kondisi kerja, dan memelihara kebiasaan yang diperlukan untuk melaksanakan pekerjaan dengan baik.dalam rangka mewujudkan mutu pelayanan sebagai sebuah gambaran kinerja. Rangkaian kegiatan tersebut dapat divisualkan sebagai berikut :

Sama halnya dengan penerapan konsep manajemen mutu lainnya. 5S tidak sulit untuk dipahami, tapi 5S tetapi sangat sulit untuk dilaksanakan dengan benar. 5S memerlukan kegigihan, kebulatan tekad, dan memerlukan usaha yang terus menerus. 5S mungkin tidak akan memberikan hasil yang dramatis. Namun 5S membuat pekerjaan lebih mudah. serta akan mengurangi pemborosan waktu kerja dan membuat kita bangga atas pekerjaan, dan akan meningkatkan kinerja dengan mutu pekerjaan yang lebih baik.

Jika anda berminat mencoba menerapkan model budaya kerja ini, dapat dilakukan dengan langkah – langah sebagai berikut :

1.      Seiri = Pemilahan

Umumnya istilah seiri berarti mengatur segala sesuatu, memilah sesuai dengan aturan atau prinsip tertentu. Seiri membedakan antara yang diperlukan dengan yang tidak diperlukan. Ambil keputusan tegas untuk menerapkan manajemen stratifikasi untuk memilah antara yang perlu dan yang kurang diperlukan. Intinya adalah membagi segala sesuatu sesuai urutan kepentingannya. Kemudian siapkan manajemen berdasarkan kelompok prioritas. singkirkan barang (perlengkapan kerja) yang kurang diperlukan, sehingga kita dapat berkonsentrasi terhadap barang yang benar-benar penting dan diperlukan.

Di tempat kerja kita memiliki setumpuk arsip. Kita seringkali berdalih bahwa suatu hari kelak kita akan membereskan arsip – arsip itu. Kita menyimpan barang dengan anggapan akan berguna SEANDAINYA diperlukan. Sebenarnya apa yang harus kita lakukan adalah memutuskan dengan tegas bahwa kita harus membedakan antara yang diperlukan dengan yang tidak. Karena barang atau arsip yang jarang dipakai akan mengurangi ruang gerak, kurang nyaman dipandang dan mempersulit kita mencari sesuatu. Untuk itu Kita harus menerapkan manajemen stratifikasi. Yaitu pilahlah barang, peralatan kerja, buku dan lain – lainnya sebagai berikut :

1. Barang - barang yang benar – benar tidak perlukan lagi.
2. Barang – barang yang tidak digunakan, tapi mungkin masih diperlukan.
3. Barang yang kita gunakan hanya sewaktu-waktu saja
4. Keempat: Barang yang kadang-kadang digunakan
5. Kelima : Barang yang sering kita gunakan.

Selanjutnya baik barang yang termasuk kategori a, dimusnahkan. Barang kategori b, c dan d disimpan di tempat penyimpanan sementara (Gudang).

2.      Seiton = Penataan

Jika anda talah melakukan langkah pertama dalam gerakan 5 S ini, selanjutnya anda dapat melanjutkannya ke langkah kedua yaitu  seiton. Seiton dalam hal ini bukanlah setan, tetapi seiton dalam bahasa Jepang dapat diartikan menyimpan barang di tempat yang tepat atau dalam tata letak yang benar, sehingga dapat dipergunakan dalam keadaan mendadak, karena mudah ditemukan dalam waktu singkat.  Ini merupakan cara untuk mempersingkat atau menghilangkan waktu untuk melakukan proses pencarian. Kegiatan langkah kedua ini adalah :

a.      memilah barang – barang baik kategori point b, c dan d maupun e

b.      menata berdasarkan kelompok barang. Pengelompokan dapat dilakukan menurut subjeknya. Misalnya menata buku  menurut kelompok : manajemen, ekonomi, pertanian dll.

c.      ditata menurut  disimpan dalam ruang khusus (misalnya : Gudang) Penyimpanan harus didasarkan pada kategori tersebut. Sedangkan barang kategori e disimpan diruang kerja anda.

d.      Selanjutnya tiap kelompok dilakukan kodifikasi dalam abjad, angka atau bentuk visual. Selanjutnya ditata dengan baik. Salah satu bentuk penataan secara visual seperti gambar dibawah ini :

Jika anda telah melakukan langkah kedua ini, anda mulai menikmati manfaat seiton tersebut, diantaranya ruang kerja menjadi lebih luas, karena barang – barang yang ada dalam ruang kerja anda hanyalah barang tertentu saja. Pencarian barang atau arsip lebih mudah dan cepat. memudahkan mengontrol jika ada barang yang dipakai atau dipinjam, dengan demikian akan mengurangi resiko barang hilang, serta terciptanya keindahan dan kenyamanan ruang kerja.

3.      Seiso = Pembersihan

Gerakan 5 S selanjutnya adalah Seiso yakni membersihkan lebih dari sekedar membuat barang bersih. Hal ini lebih merupakan falsafah dan komitmen untuk bertanggung jawab atas segala aspek barang yang Anda pergunakan, dan untuk memastikan semua barang selalu berada dalam kondisi prima. Jangan berpikir bahwa pembersihan pekerjaan yang melelahkan. Sebaliknya, Anda harus memandangnya sebagai suatu bentuk pemeriksaan dan pencegahan.

Dengan meningkatnya kecanggihan produk industri modern, debu, kotoran, bahan asing, bunyi suara mesin yang keras dan masalah lain kemungkinan besar dapat mengakibatkan barang cacat, macet, bahkan kecelakaan kerja. Pembersihan adalah jawabannya. Pembersihan harus dipandang sebagai cara untuk menghilangkan penyebab masalah satu demi satu. Pada umumnya ada langkah pembersihan yang benar: yaitu :

a.      Tingkat Makro : membersihkan segala sesuatu dan mencari cara untuk menangani penyebab keseluruhan yang berkaitan dengan keseluruhan gambaran global pekerjaan atau ruang kerja.

b.      Tingkat mikro : Menangani satu tempat kerja tertentu atau satu peralatan kerja tertentu seperti perangkat komputer, lemari / rak buku, dan lain – lain

Setelah melalui langkah ketiga ini, ruang kerja bukan hanya tertata rapi, dan lebih luas tetapi juga bersih.

4.      Seiketsu = Pemantapan

Pemantapan bisa berarti memelihara keadaan bersih yang dalam konteks 5S, mencakup pertimbangan seperti warna, bentuk, pakaian, dan sebagainya yang memberikan suasana bersih. Lebih jauh lagi, Seiketsu harus dianggap sebagai mempertahankan proses pemilahan (Seiri), penataan (Seiton), dan pembersihan (Seiso), serta sebagai kesadaran dan aktivitas tetap untuk memastikan bahwa siklus 5S dipelihara. Ini berarti melaksanakan aktivitas 5S dengan teratur, sehingga keadaan yang tidak normal akan tampak..

Bagaimana anda dapat memastikan bahwa ketidaknormalan bisa terlihat? Kita semua harus tanggap terhadap setiap perubahan yang terjadi didalam ruang kerja kita. Yakni : Menyelipkan catatan atau tanda lainnya pada setiap barangyang kita ambil dari tempat yang sudah ditata pada langkah dua diatas. Sehingga akan memudahkan pelacakan dimana barang atau aarsip tersebut berada atau dipinjam oleh siapa.

5.      Shitsuke = Pembiasaan

Setelah Seiketsu (pemantapan) yang berarti melaksanakan aktivitas 5S dengan teratur, maka Shitsuke (pembiasaan) adalah komitmen masing-masing individu untuk mematuhi peraturan.dii tempat kerja. Tidak terlalu sulit untuk memiliki kebiasaan untuk melaksanakan apa yang diharapkan dari Anda. Caranya adalah dengan menciptakan tempat kerja yang disiplin, melalui:

a.      adanya komitmen pimpinan dan staf untuk terus menerus menerapkan 5 S

b.      membentuk Tim pemantau penerapan 5 S

c.      memberikan dorongan dan motivasi pada setiap PNS yang menerapkan 5 S dengan baik. Hal ini dapat dilakukan dengan memberikan penghargaan berupa materiel dan dapat juga berupa immateriel seperti piagam penghargaan, bintang 5 S bulan ini atau bentuk penghargaan lainnya.

d.      jika memungkinkan dapat dilakukan lomba atau konvensi 5 S di lingkungan Satuan Kerjanya.

Jika anda hanya membaca saja tulisan ini mungkin anda hanya dapat membayangkan sejauhmana 5 S dapat meningkatkan kinerja PNS. Tetapi jika anda telah menerapkannya, anda baru merasakan manfaat dari penerapan 5 S dalam peningkatan kinerja PNS.

FORUM WIDYAISWARA: sertifikasi ISO 9001 : 2000 Unit Rawat Jalan

FORUM WIDYAISWARA: sertifikasi ISO 9001 : 2000 Unit Rawat Jalan: " /* Style Defi..."

sertifikasi ISO 9001 : 2000 Unit Rawat Jalan

Ringkasan Fungsi dan Tanggung Jawab Unit-Unit yang Tercakup dalam Sistem Manajemen Mutu ISO-9001:2000 pada unit Rawat Jalan, contoh sertifikasi :

UNIT	RINGKASAN FUNGSI	KEGIATAN SPESIFIK ISO-9001	KEGIATAN ISO-9001 BERLAKU DI SEMUA UNIT
Kepala Puskesmas Kepala Tata Usaha Koordinator Pelayanan Klinik Koordinator Pelayanan Kes Masyarakat Unit Kepegawaian Unit Logistik Koordinator Unit BP Umum Koordinator Unit BP Gigi Koordinator Unit KIA/KB Koordinator Unit Laboratorium Koordinator Unit Obat Koordinator RM dan pendaftaran Rumah Tangga	-            -          Berfungsi sebegai penanggung jawab pelayanan puskesmas. -          Melaksanakan fungsi manajemen. -            -          Menkoordinir kegiatan tata usaha,mengatur dan melaksanakan kegiatan surat menyurat -          Mengkoordinir pelayanan klinik puskesmas,meliputi BP Umum, BP Gigi,KIA/KB,Laboratorium,Obat, dan Imunisasi.melaksanakan pelayanan medis BP umum,melayani kosulasi medis. -          Mengkoordinir kegiatan PKM, PHN, Gizi, Kesehatan jiwa, UKGM, UKS/UKGS, Usila,P2M, Kesling -          Melakukan kegiatan kepegawaian, perencanaan jumlah dan jenis pegawai,kenaikan pangkat golongan,pengarsipan surat – surat kepegawaian,melakukan absensi pegawai. -          Pengelolaan barang – barang logistik yang terdiri dari bahan habis pakai ,alat medis/ non medis dan inventaris,maupun yang disimpan di gudang. -          Merencanakan kebutuhan barang.Menerima,menyimpan.memelihara,mendistribusikan sesuai kebutuhan tiap bagian -          menginventaris barang -          Menjamin mutu pelayanan di unit Logistik sesuai dengan standar yang ditetapkan -          Menkoordinir pelayanan rawat jalan di BP Umum.meliputi pemeriksaan pasien,peresepan,tindakan medis umum,konsultasi, rujukan dan melaksanakan pelayanan rawat jalan -          Menjamin mutu pelayanan di BP Umum sesuai dengan standar yang ditetapkan -          Menkoordinir pelayanan rawat jalan di BP Gigi,meliputi pemeriksaan pasien gigi,peresepan,tindakan medis gigi,konsultasi dan rujukan,melaksanakan pelayanan rawat jalan gigi -          Menjamin mutu pelayanan di BP Gigi sesuai dengan standar yang ditetapkan -          Mengkoordinir pelayanan rawat jalan di KIA dan KB,meliputi pemeriksaan pasien ibu hamil, partus dan post partum, tindakan KB, peresepan konsultasi dan penyuluhan ibu hamil, nifas dan KB, tindakanrujukan, melaksanakan pelayanan rawat jalan KIA/KB dan Imunisasi -          Menjamin mutu pelayanan di KIA dan KB sesuai dengan standar yang ditetapkan -          Mengelola kegiatan laboratorium, meliputi pemeriksaan laboratorium pasien baik dari rujukan puskesmas sendiri maupun -          rujukan dari luar puskesmas,melakukan kegiatan pencatatan hasil pemeriksaan -          Menjamin mutu pelayanan di Laboratorium sesuai dengan standar yang ditetapkan -          Menkoordinir kegiatan obat puskesmas,meliputi perencanaan obat,penerimaan,penyimpanan pendistribusian ke pustu dan ruang obat,pencatatan dan pelaporan obat,dan pembelian obat.melaksanakan pelayanan obat kepada pasien di ruang obat -          Menjamin mutu pelayanan di Obat sesuai dengan standar yang ditetapkan -          Menkoordinir kegiatan di bagian pendaftaran meliputi,pendaftaran pasien,pembuatan kartu pasien,pembuatan dan pengisian status administrasi  pasien, pencatatan register pasien. Melakukan kegiatan di bagian pendaftaran -          Menjamin mutu pelayanan di RM dan Pendaftaran sesuai dengan standar yang ditetapkan -          Melaksanakan kegiatan rumah tagga yang menunjang kebersihan, kerapian dan keteraturan penataan lingkungan kerja pada seluruh tempat kerja       agar dapat mencegah           kondisi tidak nyaman -          Menjamin mutu pelayanan Rumah tangga diseluruh lingkungan kerja sesuai dengan standar yang ditetapkan	Memantau perkembangan/ ke-majuan sistem manajemen mutu dan pencapaian tujuan yang ingin dicapai. Memberi-kan disposisi perbaikan dokumen mutu Memberikan pembinaan SDM Menetapkan sasaran mutu unit Logistik, merencanakan pencapaian mutu, melaksanakan pelayanan rawat jalan sesuai standar mutu pelayanan, evaluasi Menetapkan sasaran mutu unit Bp Umum, merencanakan pencapaian mutu, melaksanakan pelayanan rawat jalan sesuai standar mutu pelayanan, evaluasi Menetapkan sasaran mutu unit Bp Gigi, merencanakan pencapaian mutu, melaksanakan pelayanan rawat jalan sesuai standar mutu pelayanan, evaluasi Menetapkan sasaran mutu unit KIA dan KB, merencanakan pencapaian mutu, melaksanakan pelayanan rawat jalan sesuai standar mutu pelayanan, evaluasi Menetapkan sasaran mutu unit Laboratorium, merencanakan pencapaian mutu, melaksanakan pelayanan rawat jalan sesuai standar mutu pelayanan, evaluasi Menetapkan sasaran mutu unit Obat, merencanakan pencapaian mutu, melaksanakan pelayanan rawat jalan sesuai standar mutu pelayanan, evaluasi Menetapkan sasaran mutu unit RM dan Pendaftaran, merencanakan pencapaian mutu, melaksanakan pelayanan rawat jalan sesuai standar mutu pelayanan, evaluasi Menetapkan sasaran mutu unit Rumah tangga, merencanakan pencapaian mutu, melaksanakan pelayanan rawat jalan sesuai standar mutu pelayanan, evaluasi	•  Pengendalian arsip •  Pengendalian dokumen SMM •  Penyediaan sumberdaya •  Komunikasi internal •  Struktur organisasi •  Pembuatan job des •  Pengukuran •  Analisa data •  Perbaikan •  Tindakan koreksi •  Tindakan pencegahan •  Pengendalian lingkungan kerja •  Penge- bangan Kompetensi •  Program Pelatihan •  Peningkatan Kesadaran mutu

Standar Pelayanan Minimal dan penerapannya

PENERAPAN STANDAR PELAYANAN MINIMAL

DI KABUPATEN / KOTA

Oleh : Syamsi Hadi, SKM, M.Kes

A.    Dasar penerapan

Penerapan SPM di di daerah hendaknya mengacu pada Permendagri No. 6/2007 dan Permendagri Nomor 62 tahun 2008, namun sebelumnya perlu diketahui hal-hal sebagai berikut :

1. Peraturan Menteri/Pimpinan Lembaga Pemerintah Non-Departemen tentang SPM yang diterbitkan sebelum ditetapkannya Permendagri Nomor 6 Tahun 2007, agar disesuaikan dengan dan mengacu pada Peraturan Pemerintah Nomor 65 Tahun 2005 tentang Pedoman Penyusunan dan Penerapan SPM. Adapun peraturan Menteri/Pimpinan LPND yang perlu disesuaikan antara lain: Keputusan Menteri Pemukiman dan Prasarana Wilayah Nomor 534/KPTS/M/2001 tentang Pedoman Penentuan Standar Pelayanan Minimal Bidang Penataan Ruang, Perumahan dan Pemukiman dan Pekerjaan Umum, Keputusan Menteri Kesehatan RI Nomor 1457/MENKES/SK/X/2003 tentang Standar Pelayanan Minimal Bidang Kesehatan di Kabupaten/Kota, Keputusan Menteri Pendidikan Nasional RI Nomor 129a/U/2004 tentang Standar Pelayanan Minimal Bidang Pendidikan dan Keputusan Menteri Perindustrian dan Perdagangan RI Nomor 78/MPP/Kep/3/2001 tentang Pedoman Standar Pelayanan Minimal (PSPM) Bidang Perindustrian dan Perdagangan;

2. Undang – undang no 25 Tahun 2009 tentang Pelayanan Publik, pasal 2 menyebutkan bahwa  Pelayanan Publik dimaksudkan utk memberikan kepastian hukum dalam hub antara masy dan penyelenggara dl yan publik. Selanjutnya pada Pasal 3 disebutkan bahkwa Tujuan Undang-Undang tentang Pelayanan Publik adalah :

a. terwujudnya batasan dan hubungan yang jelas tentang hak, tanggung jawab, kewajiban, dan kewenangan seluruh pihak yang terkait dengan penyelenggaraan pelayanan publik;

b. terwujudnya sistem penyelenggaraan pelayanan publik yg layak sesuai dg asas2 umum pemerintahan dan korporasi yang baik;

c. terpenuhinya penyelenggaraan pelayanan publik sesuai dengan peraturan perundang-undangan; dan

d. terwujudnya perlindungan dan kepastian hukum bagi masyarakat dalam penyelenggaraan pelayanan publik.

Sehubungan dengan itu setiap lembaga pemerintah diwajibkan :

a. menyusun dan menetapkan standar pelayanan;

b. menyusun, menetapkan, mempublikasikan maklumat pelayanan;

c. menempatkan pelaksana yang kompeten;

d. menyediakan sarana, prasarana, dan/atau fasilitas pelayanan publik yang mendukung terciptanya iklim pelayanan yang memadai;

e. memberikan pelayanan yang berkualitas sesuai dg asas penyelenggaraan pelayanan publik;

f. melaksanakan pelayanan sesuai dengan standar pelayanan;

3. Dalam rangka penyesuaian peraturan Menteri/Pimpinan LPND dengan PP Nomor 65 Tahun 2005 secara teknis berpedoman pada Permendagri Nomor 6 Tahun 2007. Adapun salah satu unsur yang harus disesuaikan dalam dokumen SPM yang telah ada adalah pengubahan indikator kinerja menjadi indikator, istilah target menjadi nilai dan penambahan unsur batas waktu pencapaian serta penambahan satuan kerja/lembaga penanggung jawab pelayanan. Dengan demikian kolom dalam SPM berubah dari lima kolom menjadi tujuh kolom;

3. SPM yang ditetapkan oleh pemerintahan daerah dapat dilaksanakan sampai dengan Menteri/Pimpinan Lembaga Pemerintah Non-Departemen menyusun dan menetapkan SPM yang baru sesuai Peraturan Pemerintah Nomor 65 Tahun 2005 tentang Pedoman Penyusunan dan Penerapan SPM dan Permendagri Nomor 6 Tahun 2007. Berdasarkan ketentuan ini maka SPM yang sekarang dimiliki Daerah saat ini masih tetap berlaku sampai dengan tahun 2008 atau 3 tahun setelah ditetapkannya PP No. 65/2005. Dengan demikian Daerah harus mulai mempersiapkan diri dengan mangalokasikan sumberdaya baik sumberdaya manusia, perlengkapan maupun pembiayaan guna menyusun rencana pencapaian SPM paling tidak sampai tahun 2009 atau 4 tahun setelah berakhirnya masa peralihan;

4. Pada saat Permendagri Nomor 6 Tahun 2007 mulai berlaku tanggal 7 Februari 2007, SPM yang disusun dan ditetapkan oleh Menteri/Pimpinan Lembaga Pemerintah Non-Departemen tetap berlaku sepanjang tidak bertentangan dengan Peraturan Pemerintah Nomor 65 Tahun 2005 tentang Pedoman Penyusunan dan Penerapan SPM dan Permendagri ini. Ketentuan ini mengisyaratkan kepada Menteri/Pimpinan LPND untuk segera melakukan langkah penyesuaian kebijakan mengenai SPM yang menjadi bidang tanggungjawabnya selambat-lambatnya pada tahun 2008 mengingat ketentuan peralihan PP No. 65 Tahun 2005 yang memberi batasan 2 sampai 3 tahun setelah PP ini ditetapkan.

B.    Kerangka Kerja penerapan SPM

1.     Dasar Hukum

Penerapan SPM dalam setiap urusan wajib di daerah harus dilaksanakan atas dasar pemenuhan kewajiban pemerintah, pemerintah provinsi dan pemerintah kabupaten / kota agar dapat memberikan pelayanan yang baik dan bermutu. Ada beberapa hal yang melatarbelakangi keluarnya Surat Edaran Menteri Dalam Negeri Nomor, 100/757/OTDA, tanggal 8 Juli 2002, yaitu :

a.      Dasar pemikiran penyelenggaraan Otonomi Daerah yang bertanggungjawab adalah berupa perwujudan pertanggung-jawaban sebagai konsekuensi pemberian hak dan kewenangan kepada Daerah dalam wujud tugas dan kewajiban yang harus dipikul oleh Daerah dalam mencapai tujuan pemberian Otonomi, berupa peningkatan pelayanan dan kesejahteraan masyarakat yang semakin baik, pengembangan kehidupan demokrasi, keadilan, dan pemerataan, serta pemeliharaan hubungan yang serasi antara Pusat dan Daerah serta antar-Daerah dalam rangka menjaga keutuhan Negara Kesatuan Republik Indonesia.

b.     Penyelenggaraan kebijakan Desentralisasi dan Otonomi Daerah yang diatur dalam Undang-undang Nomor 22 Tahun 1999, bermuara pada pengakuan adanya/pembentukan Daerah Otonom dan sekaligus pengakuan / penyerahan wewenang, hak, kewajiban untuk mengelola urusan pemerintahan di bidang tertentu oleh /dari Pemerintah kepada Daerah. Pada dasarnya urusan yang dikelola Daerah adalah paralel dengan urusan yang ditangani Pemerintah, di luar urusan bidang-bidang dan segmen urusan pemerinthaan yang dikecualikan, di sini tersirat dalam konsep otonomi luas. Dalam hal itu otonomi luas juga bermakna bahwa daerah diberi keleluasaan untuk menentukan baik jenis-jenis yang akan diurusi dan diprioritaskan, juga urusan yang belum dapat dilayani untuk kemudian diserahkan kembali ke Pemerintahan yang lebih atas. Urusan pemerintahan yang menjadi wewenang Daerah tergantung dari kebutuhan, kondisi dan potensi yang senyatanya ada di Daerah, dan di sinilah tersirat dalam konsep Otonomi nyata, sehingga dengan demikian isi Otonomi Daerah dari Daerah yang satu dengan Daerah yang lain berbeda satu sama lain.

c.      Sebagai salah satu langkah implementasi desentralisasi, Pemerintah telah menyerahkan personil, Peralatan, Pembiayaan dan Dokumen (P3D) kepada Daerah Otonom dan seiring dengan itu menindaklanjuti Keppres Nomor 5 Tahun 2001 Tentang Pelaksanaan Pengakuan Kewenangan Kabupaten / Kota, Pemerintah melalui Departemen Dalam negeri bersama-sama dengan Departemen / LPND terkait telah melakukan verifikasi terhadap Daftar Kewenangan dari masing-masing Daerah Kabupaten / Kota dengan hasil verifikasi sebagaimana dimaksud Kepmendagri Nomor : 130-67 tanggal 20 Pebruari 2002.

d.     Untuk mencegah perbedaan persepsi dan pemahaman dalam pengaktualisasian kewenangan yang wajib dilaksanakan daerah Kabupaten / Kota dan Pedoman Standar Pelayanan Minimal yang diterbitkan dari masing-masing Departemen / LPND, maka perlu kejelasan dasar hukum dan konsep dasar Kewenangan Wajib dan Standar Pelayanan Minimal.

2.     Maksud dan Tujuan penerapan SPM

Maksud dikeluarkannya Surat Edaran Menteri Dalam Negeri Nomor, 100/757/OTDA, tanggal 8 Juli 2002 adalah sebagai berikut : Maksud Konsep Dasar penyelenggaraan Kewenangan Wajib Daerah dan penggunaan Standar Pelayanan Minimal agar masing-masing Institusi Pemerintah memiliki kesamaan persepsi dan pemahaman serta tindak lanjut dalam penyelenggaraan Standar Pelayanan Minimal.

          Sedangkan tujuan yang ingin dicapai dari Surat Edaran Menteri Dalam Negeri Nomor, 100/757/OTDA, tanggal 8 Juli 2002 adalah sebagai berikut :

a.      Menyamakan persepsi dan pemahaman Departemen / LPND terkait dalam menetapkan kewenangan wajib baik untuk bidang-bidang pemerintahan yang wajib dilaksanakan Daerah Kabupaten dan Kota sebagaimana ditetapkan Pasal 11 ayat (2) Undang-Undang Nomor : 22 Tahun 1999, maupun kewenangan di bidang-bidang Pemerintahan yang lain dan Pedoman penyusunan Standar Pelayanan Minimal;

b.     Memudahkan Departemen / LPND terkait dalam menyusun Standar Pelayanan Minimal berdasarkan Kewenangan Wajib Daerah;

c.      Pemerintah Daerah Provinsi memiliki persepsi dan pemahaman yang sama pada saat penetapan pencapaian Standar Pelayanan Minimal di daerahnya dengan mengacu sesuai Pedoman Standar Pelayanan Minimal yang dikeluarkan oleh Departemen / LPND terkait;

d.     Pemerintah Daerah Kabupaten/Kota memiliki persepsi dan pemahaman yang sama pada saat pelaksanaan Standar Pelayanan Minimal di daerahnya.

3.     Pengertian Kewenangan Wajib & penerapan SPM

Ada beberapa pengertian yang dirumuskan dalam Surat Edaran Menteri Dalam Negeri Nomor, 100/757/OTDA, tanggal 8 Juli 2002, yaitu :

a.       Kewenangan Wajib Daerah merupakan kewenangan yang penyelenggaraannya diwajibkan oleh Pemerintah pada Daerah.

b.       Kewenangan Wajib Daerah dilaksanakan oleh Pemerintahan Daerah yang penyelenggaraannya berdasarkan prinsip bahwa : (i) Kewenangan Wajib Daerah merupakan kewenangan Daerah yang penyelenggaraannya diwajibkan oleh Pemerintah; (ii) Kewenangan wajib daerah ditetapkan oleh Pemerintah untuk menjamin dilaksanakannya kewenangan Daerah yang berkaitan dengan pelayanan dasar sekaligus menentukan tingkat kualitas pelayanan tersebut yang diukur dengan Standar Pelayanan Minimal; (iii) Pelaksanaan kewenangan wajib Daerah harus menjadi prioritas bagi Pemerintah Daerah;

c.        Kewenangan Wajib ditetapkan melalui kriteria sebagai berikut : (i) Melindungi hak-hak konstitusional perorangan maupun masyarkakat; (ii) Melindungi kepentingan Nasional yang ditetapkan berdasarkan konsensus Nasional, dalam rangka menjaga keutuhan Negara Republik Indonesia, kesejahteraan masyarakat, ketentraman dan ketertiban umum; dan (iii) Memenuhi komitmen Nasional yang berkaitan dengan perjanjian dan konvensi Internasional.

d.       Standar Pelayanan Minimal adalah tolok ukur untuk mengukur kinerja penyelenggaraan kewenangan wajib daerah yang berkaitan dengan pelayanan dasar kepada masyarakat.

4.     Prinsip-Prinsip penerapan SPM

Surat Edaran Menteri Dalam Negeri Nomor, 100/757/OTDA, tanggal 8 Juli 2002, menggariskan prinsip-prinsip yang harus dipedomani dalam kaitannya dengan kewenangan wajib dan SPM, yaitu :

a.      Standar Pelayanan Minimal diterapkan pada kewenangan wajib Daerah saja, namun Daerah dapat mengembangkan dan menerapkan Standar Kinerja untuk Kewenangan Daerah yang lain;

b.     Standar Pelayanan Minimal ditetapkan Pemerintah dan diberlakukan untuk seluruh Daerah Kabupaten / Kota;

c.      Standar Pelayanan Minimal harus mampu menjalin terwujudnya hak-hak individu serta dapat menjamin akses masyarakat mendapat pelayanan dasar dari Pemerintah daerah sesuai patokan dan ukuran yang ditetapkan oleh Pemerintah;

d.     Standar Pelayanan Minimal bersifat dinamis dan perlu dikaji ulang dan diperbaiki dari waktu ke waktu sesuai dengan perubahan kebutuhan Nasional dan perkembangan kapasitas Daerah;

e.      Standar Pelayanan Minimal harus memenuhi beberapa ketentuan sebagai berikut :

(1)        Pemerintah Pusat menentukan Standar Pelayanan Minimal secara jelas dan konkrit, sesederhana mungkin, tidak terlalu banyak dan mudah diukur untuk dipedomani oleh setiap unit organisasi perangkat Daerah, atau badan usaha milik dareah atau lembaga mitra Pemerintah Daerah yang melaksanakan kewenangan wajib Daerah.

(2)        Indikator Standar Pelayanan Minimal memberikan informasi kinerja penyelenggaraan kewenangan wajib Daerah secara kualitas (seberapa berarti kemajuan yang telah dilakukan) dan secara kuantitas (seberapa banyak yang telah dilakukan) dengan mempunyai nilai bobot.

(3)        Karakteristik indikator meliputi : (i) masukan (bagaimana tingkat atau besaran sumberdaya yang digunakan), contoh : peralatan, perlengkapan, uang, personil dll. (ii) proses yang digunakan, termasuk upaya pengukurannya seperti program atau kegiatan yang dilakukan, mencakup waktu, lokasi, isi program atau kegiatan, penerapannya dan pengelolaannya. (iii) hasil, wujud pencapaian kinerja, termasuk pelayanan yang diberikan, persepsi publik terhadap pelayanan tersebut, perubahan perilaku publik. (iv) manfaat, tingkat kemanfaatan yang dirasakan sebagai nilai tambah, termasuk kualitas hidup, kepuasan konsumen / masyarakat, maupun Pemerintah Daerah. (v) dampak, pengaruh pelayanan terhadap kondisi secara makro berdasarkan manfaat yang dihasilkan.

(4)        Indikator Standar Pelayanan Minimal menggambarkan indikasi variabel pelayanan dasar yang digunakan untuk mengevaluasi keadaan atau status dan menggambarkan keseluruhan pengukuran terhadap perubahan-perubahan yang terjadi dari waktu ke waktu serta jenis pelaporan dasar kepada masyarakat terhadap kinerja unit organisasi perangkat daerah.

(5)        Indikator (termasuk nilai) pelayanan minimal merupakan keadaan minimal yang diharapkan secara nasional untuk suatu jenis pelayanan tertentu. Yang dianggap minimal dapat merupakan rata-rata kondisi Daerah-Daerah.

(6)        Indikator Standar Pelayanan Minimal seharusnya diacu dalam perencanaan daerah, penganggaran daerah dan pemekaran dan penggabungan lembaga perangkat daerah, pengawasan, pelaporan dan salah satu dokumen Laporan Pertanggung Jawaban (LPJ) Kepala Daerah serta penilaian kapasitas daerah.

(7)        Dalam pencapaian Standar Pelayanan Minimal untuk jangka waktu tertentu ditetapkan batas awal pelayanan minimal (”Minimum Service Baselines”) dan target pelayanan yang akan dicapai (”Minimum Service Target”).

(8)        ”Minimum Service Baselines” adalah spesifikasi kinerja pada tingkat awal berdasarkan data indikator Standar Pelayanan Minimal yang terakhir/terbaru.

(9)        ”Minimum Service Target” adalah spesifikasi peningkatan kinerja pelayanan yang harus dicapai dalam periode waktu tertentu dalam siklus perencanaan Daerah multi tahun untuk mencapai untuk melebihi Standar Pelayanan Minimum.

(10)   Standar Pelayanan Minimal berbeda dengan Standar Teknis, Standar teknis merupakan faktor pendukung alat mengukur pencapaian Standar Pelayanan Minimal.

C.    Mekanisme dan Koordinasi Pelaksanaan Penerapan SPM

Mekanisme dan koordinasi pelaksanaan penerapan SPM dilakukan mulai dari tingkat pusat hingga kabupaten / kota, masing – masing yaitu :

1.     Di tingkat pusat,

Mekanisme dan koordinasi pelaksanaan SPM untuk mendukung Pelayanan Dasar yang mencerminkan akuntabilitas kinerja pelayanan publik dalam era desentralisasi diatur sebagai berikut :

a.      Pemerintah melalui Departemen / LPND setelah dikonsultasikan dengan Departemen Dalam Negeri, menetapkan kewenangan wajib dan Standar Pelayanan Minimal yang berlaku secara nasional dan wajib dilaksanakan Daerah Kabupaten / Kota.

b.     Pemerintah melakukan supervisi, monitoring dan pengendalian terhadap pelaksanaan kewenangan wajib dan pencapaian Standar Pelayanan Minimal.

c.      Pemerintah melakukan penilaian keberhasilan pelaksanaan Standar Pelayanan Minimal di masing-masing daerah apakah Standar Pelayanan Minimal tercapai atau tidak.

d.     Pemerintah mengambil tindakan terhadap Daerah yang tidak melaksanakan kewenangan wajib dan atau tidak mencapai Standar Pelayanan Minimal sesuai dengan alasan dan derajat / tingkat kegagalan.

e.      Pemerintah melakukan sosialisasi, desiminasi, pelatihan, bimbingan dan workshop / lokakarya Standar Pelayanan Minimal.

2.     Tingkat Provinsi,

mekanisme dan koordinasi pelaksanaan SPM untuk mendukung Pelayanan Dasar yang mencerminkan akuntabilitas kinerja pelayanan publik dalam era desentralisasi diatur sebagai berikut :

a.      Gubernur selaku wakil Pemerintah menetapkan program dan kurun waktu pencapaian Standar Pelayanan Minimal sesuai dengan kondisi pada masing-masing Daerah Kabupaten / Kota yang ditentukan secara bersama-sama dengan Daerah Kabupaten / Kota dalam wilayahnya, berdasarkan Standar Pelayanan Minimal dari Departemen / LPND.

b.     Gubernur selaku wakil Pemerintah melakukan supervisi, pemantauan dan monitoring terhadap pelaksanaan Standar Pelayanan Minimal di Daerah Kabupaten dan Kota.

c.      Gubernur selaku wakil Pemerintah melaporkan issue strategis sebagai dampak pelaksanaan Standar Pelayanan Minimal di Daerahnya untuk mendapat pertimbangan dari Pemerintah.

d.     Gubernur selaku wakil Pemerintah melakukan sosialisasi, diseminasi, pelatihan, bimbingan dan workshop / lokakarya dalam rangka pelaksanaan Standar Pelayanan Minimal di daerahnya.

e.      Gubernur melaporkan kepada Pemerintah Pusat secara berkala kinerja daerah Kabupaten / Kota terhadap pelaksanaan Standar Pelayanan Minimal.

3.     Tingkat Kabupaten / Kota,

Mekanisme dan koordinasi pelaksanaan SPM untuk mendukung Pelayanan Dasar yang mencerminkan akuntabilitas kinerja pelayanan publik dalam era desentralisasi diatur sebagai berikut :

a.      Pemerintah Daerah Kabupaten / Kota menyusun dan menetapkan Peraturan Daerah tentang pelaksanaan Standar Pelayanan Minimal.

b.     Penyelenggaraan SPM di Kabupaten / Kota dilaksanakan oleh unit organisasi perangkat daerah atau Badan Usaha Milik Daerah atau lembaga mitra Pemda. Dalam hal ini termasuk diantaranya adalah kantor Kecamatan dan perangkat pemerintahan dibawahnya (kelurahan/Desa, dan ditunjang oleh komponen pendukungnya yakni Rukun Warga dan Rukun Tetangga) terhadap kewenangan bidang Pemerintahan tertentu yang wajib dilaksanakan didasarkan kepada Standar Pelayanan Minimal yang telah ditetapkan melalui Peraturan Daerah.

c.      Melakukan reorientasi tugas pokok dan fungsi kelembagaan unit organisasi perangkat daerah dalam penyelenggaraan Standar Pelayanan Minimal ke dalam Program Pembangunan Daerah atau Rencana Strategis Daerah dan Repetada sebagai pengukuran indikator kinerja APBD atau Anggaran lainnya.

d.     Unit organisasi perangkat daerah dalam penyusunan REPETADA dan RAPBD memprioritaskan bidang Pemerintahan yang wajib yang menyentuh langsung kepada pelayanan dasar masyarakat dengan pengukuran kinerja berdasarkan indikator SPM yang telah ditetapkan.

e.      Kajian penyempurnaan SPM sesuai Kewenangan yang Wajib dilaksanakan Kabupaten/Kota berdasarkan kondisi riil, potensial dan kemampuannya.

f.       Sosialisasi, desiminasi penyelenggaraan Standar Pelayanan Minimal dalam pelaksanaan Kewenangan Wajib Daerah Kabupaten / Kota yang merupakan kebutuhan dasar masyarakat secara umum.

g.     Melakukan survei kepuasan masyarakat terhadap pencapaian pelaksanaan Standar Pelayanan Minimal.

D.    penerapan SPM di Kabupaten / Kota

Berdasarkan Peraturan Menteri Pendidikan Nasional Nomor 50 Tahun 2007 tentang Standar Pengelolaan Pendidikan diantaranya disebutkan bahwa Pemerintah Kabupaten/Kota wajib menyusun Program Pemenuhan Standar Pelayanan Minimal Bidang Pendidikan, meliputi :

a.      Pemerintah kabupaten/kota menetapkan kebijakan program sosialisasi pemenuhan SPM bidang Pendidikan pada satuan pendidikan di daerahnya sebagaimana ditetapkan dalam SNP.

b.      Pemerintah kabupaten/kota melaksanakan perencanaan program pemenuhan SPM bidang pendidikan pada satuan pendidikan sebagaimana ditetapkan dalam SNP.

c.      Pemerintah kabupaten/kota membuat petunjuk operasional program sosialisasi pencapaian SNP dalam rencana operasional bidang pendidikan.

d.      Pemerintah kabupaten/kota menjamin:

1)      tersedianya dana, sarana dan prasarana, pendidik dan tenaga kependidikan untuk setiap satuan pendidikan dalam melaksanakan program pencapaian SNP;

2)      kesiapan satuan pendidikan pada jenjang pendidikan dasar dan menengah yang berada di daerahnya untuk melaksanakan program pencapaian SNP.

e.      Pemerintah kabupaten/kota mengatur pelaksanaan program sosialisasi pencapaian SNP pada satuan pendidikan sesuai dengan kondisi objektif daerah masing-masing.

f.       Bupati/walikota bertanggung jawab terhadap pengelolaan program pencapaian SNP pada satuan pendidikan formal dan nonformal, Untuk itu Bupati/Walikota menetapkan dengan Pertaturan Bupati/Walikota program pencapaian SPM di daerahnya masing – masing.

Dalam hal pendidikan yang dilaksanakan oleh Departemen Agama, Pemerintah kabupaten/kota berkoordinasi dengan kantor departemen agama kabupaten/kota dalam melaksanakan program wajib belajar, peningkatan angka partisipasi pendidikan menengah, pendidikan keaksaraan, penjaminan mutu satuan pendidikan, peningkatan kualifikasi dan kompetensi pendidik dan tenaga kependidikan, akreditasi pendidikan, peningkatan relevansi pendidikan, dan pemenuhan SPM bidang pendidikan sesuai dengan ketentuan SNP.

E.     Pengembangan Indikator SPM

Pelaksanaan kegiatan pencapaian SPM pada masing – masing  Lembaga Pendidikan di tingkat Kabupaten/Kota, diawali dengan mengembangkan indikator Kinerja pelayanan dasar dengan Karakteristik indikator meliputi :

1.        Indikator masukan (bagaimana tingkat atau besaran sumberdaya yang digunakan), contoh : peralatan, perlengkapan, uang, personil dll.

2.        Indikator proses yang digunakan, termasuk upaya pengukurannya seperti program atau kegiatan yang dilakukan, mencakup waktu, lokasi, isi program atau kegiatan, penerapannya dan pengelolaannya.

3.        Indikator hasil, wujud pencapaian kinerja, termasuk pelayanan yang diberikan, persepsi publik terhadap pelayanan tersebut, perubahan perilaku publik.

4.        Indikator manfaat, tingkat kemanfaatan yang dirasakan sebagai nilai tambah, termasuk kualitas hidup, kepuasan konsumen / masyarakat, maupun Pemerintah Daerah.

5.        Indikator dampak, pengaruh pelayanan terhadap kondisi secara makro berdasarkan manfaat yang dihasilkan.

Pengembangan Masing masing indikator tersebut harus mengacu pada Standar Nasional Pendidikan yang  selanjutnya ditetapkan nominal capaiannya dalam angka mutlak dan prosentase. Nominal capaian inilah yang menjadi target capaian SPM masing – masing organisasi / lembaga pendidikan di tingkat kabupaten/Kota.