FORUM WIDYAISWARA: Penerapan 5 S dalam peningkatan kinerja PNS

FORUM WIDYAISWARA: Penerapan 5 S dalam peningkatan kinerja PNS: " v\:* {behavior:url(#default#VML);} o\:* {behavior:url(#default#VML);} w\:* {behavior:url(#default#VML);} .shape {behavior:ur..."

Penerapan 5 S dalam peningkatan kinerja PNS

PENERAPAN PROGRAM 5 S DALAM MENINGKATKAN KINERJA PNS

Oleh : Syamsi Hadi, SKM, M.Kes, MBA

Widyaiswara Madya Badan Diklat Provinsi Jawa Tengah

A.     Pendahuluan :

Apakah Anda pernah mencari dokumen sampai berjam-jam? atau Mencari barang tidak ketemu, kemudian membeli lagi? atau merasa tidak mempunyai cukup tempat untuk menyimpan dokumen atau barang? Waktu dihabiskan untuk mondar-mandir? Tidak tahu siapa yang sedang meminjam suatu dokumen? Dokumen penting tercampur dengan dokumen lainnya? atau tanggung jawab terhadap kebersihan dan kerapian di kantor tidak jelas? Atau ruang kerja anda terasa sempit karena dipenuhi oleh arsip atau peralatan kerja ? atau semuanya pernah anda alami, Sehingga mengurangi kinerja anda. Jika demikian, anda perlu melanjutkan membaca tulisan ini. Mungkin dapat dijadikan salah satu upaya penyelesaiannya.

B.    Permasalahan kinerja PNS

Berdasarjan penelitian yang dilakukan oleh Lembaga Administrasi Negara tentang pelayanan aparatur pemerintah (2003) bahwa PNS memiliki kinerja yang rendah, Prosedur tidak jelas, Lama dan berbelit belit, tidak teratur dan lain – lain. Ketidakteraturan kerja tersebut diantaranya adalah penataan barang, peralatan kerja serta dokumen seperti arsip surat menyurat, panduan kerja (petunjuk pelaksanaan dan petunjuk teknis kegiatan dan buku  - buku referensi kerja.

C.    Tujuan penerapan 5 S

Tujuan utama yang melatar-belakangi implementasi program 5S ini terkait dengan efisiensi sumber daya (Manusia, biaya, Metode, Material dan Mesin). Program 5S merupakan satu alat yang efektif untuk meningkatkan kebiasaan positif para pegawai, karena program ini terbukti efektif, dalam mengurangi biaya, waktu lead time yang lebih pendek, output yang berkualitas dan dapat meningkatkan kinerrja.

D.    Siklus gerakan 5 S

Pastinya sudah banyak yang tau atau pernah dengar dengan istilah ini. 5 S merupakan perangkat manajemen mutu yaitu pengembangan Budaya Mutu, pertama kali dikembangkan di Jepang. Dari segi perkembangan manajemen, konsep 5S ini menjadi cikal bakal tumbuhnya konsep Total Qulity Management (TQM), Kaizen, Just-in-time, ISO, dan seterusnya. Gerakan 5S merupakan rangkaian kegiatan penerapan budaya mutu yang meliputi : seiri (pemilahan), seiton (penataan), seiso (pembersihan), seiketsu (pemantapan), dan shitsuke (pembiasaan). Dengan demikian Gerakan 5S merupakan kebulatan tekad untuk mengadakan pemilahan, penataan, pembersihan, memelihara kondisi kerja, dan memelihara kebiasaan yang diperlukan untuk melaksanakan pekerjaan dengan baik.dalam rangka mewujudkan mutu pelayanan sebagai sebuah gambaran kinerja. Rangkaian kegiatan tersebut dapat divisualkan sebagai berikut :

Sama halnya dengan penerapan konsep manajemen mutu lainnya. 5S tidak sulit untuk dipahami, tapi 5S tetapi sangat sulit untuk dilaksanakan dengan benar. 5S memerlukan kegigihan, kebulatan tekad, dan memerlukan usaha yang terus menerus. 5S mungkin tidak akan memberikan hasil yang dramatis. Namun 5S membuat pekerjaan lebih mudah. serta akan mengurangi pemborosan waktu kerja dan membuat kita bangga atas pekerjaan, dan akan meningkatkan kinerja dengan mutu pekerjaan yang lebih baik.

Jika anda berminat mencoba menerapkan model budaya kerja ini, dapat dilakukan dengan langkah – langah sebagai berikut :

1.      Seiri = Pemilahan

Umumnya istilah seiri berarti mengatur segala sesuatu, memilah sesuai dengan aturan atau prinsip tertentu. Seiri membedakan antara yang diperlukan dengan yang tidak diperlukan. Ambil keputusan tegas untuk menerapkan manajemen stratifikasi untuk memilah antara yang perlu dan yang kurang diperlukan. Intinya adalah membagi segala sesuatu sesuai urutan kepentingannya. Kemudian siapkan manajemen berdasarkan kelompok prioritas. singkirkan barang (perlengkapan kerja) yang kurang diperlukan, sehingga kita dapat berkonsentrasi terhadap barang yang benar-benar penting dan diperlukan.

Di tempat kerja kita memiliki setumpuk arsip. Kita seringkali berdalih bahwa suatu hari kelak kita akan membereskan arsip – arsip itu. Kita menyimpan barang dengan anggapan akan berguna SEANDAINYA diperlukan. Sebenarnya apa yang harus kita lakukan adalah memutuskan dengan tegas bahwa kita harus membedakan antara yang diperlukan dengan yang tidak. Karena barang atau arsip yang jarang dipakai akan mengurangi ruang gerak, kurang nyaman dipandang dan mempersulit kita mencari sesuatu. Untuk itu Kita harus menerapkan manajemen stratifikasi. Yaitu pilahlah barang, peralatan kerja, buku dan lain – lainnya sebagai berikut :

1. Barang - barang yang benar – benar tidak perlukan lagi.
2. Barang – barang yang tidak digunakan, tapi mungkin masih diperlukan.
3. Barang yang kita gunakan hanya sewaktu-waktu saja
4. Keempat: Barang yang kadang-kadang digunakan
5. Kelima : Barang yang sering kita gunakan.

Selanjutnya baik barang yang termasuk kategori a, dimusnahkan. Barang kategori b, c dan d disimpan di tempat penyimpanan sementara (Gudang).

2.      Seiton = Penataan

Jika anda talah melakukan langkah pertama dalam gerakan 5 S ini, selanjutnya anda dapat melanjutkannya ke langkah kedua yaitu  seiton. Seiton dalam hal ini bukanlah setan, tetapi seiton dalam bahasa Jepang dapat diartikan menyimpan barang di tempat yang tepat atau dalam tata letak yang benar, sehingga dapat dipergunakan dalam keadaan mendadak, karena mudah ditemukan dalam waktu singkat.  Ini merupakan cara untuk mempersingkat atau menghilangkan waktu untuk melakukan proses pencarian. Kegiatan langkah kedua ini adalah :

a.      memilah barang – barang baik kategori point b, c dan d maupun e

b.      menata berdasarkan kelompok barang. Pengelompokan dapat dilakukan menurut subjeknya. Misalnya menata buku  menurut kelompok : manajemen, ekonomi, pertanian dll.

c.      ditata menurut  disimpan dalam ruang khusus (misalnya : Gudang) Penyimpanan harus didasarkan pada kategori tersebut. Sedangkan barang kategori e disimpan diruang kerja anda.

d.      Selanjutnya tiap kelompok dilakukan kodifikasi dalam abjad, angka atau bentuk visual. Selanjutnya ditata dengan baik. Salah satu bentuk penataan secara visual seperti gambar dibawah ini :

Jika anda telah melakukan langkah kedua ini, anda mulai menikmati manfaat seiton tersebut, diantaranya ruang kerja menjadi lebih luas, karena barang – barang yang ada dalam ruang kerja anda hanyalah barang tertentu saja. Pencarian barang atau arsip lebih mudah dan cepat. memudahkan mengontrol jika ada barang yang dipakai atau dipinjam, dengan demikian akan mengurangi resiko barang hilang, serta terciptanya keindahan dan kenyamanan ruang kerja.

3.      Seiso = Pembersihan

Gerakan 5 S selanjutnya adalah Seiso yakni membersihkan lebih dari sekedar membuat barang bersih. Hal ini lebih merupakan falsafah dan komitmen untuk bertanggung jawab atas segala aspek barang yang Anda pergunakan, dan untuk memastikan semua barang selalu berada dalam kondisi prima. Jangan berpikir bahwa pembersihan pekerjaan yang melelahkan. Sebaliknya, Anda harus memandangnya sebagai suatu bentuk pemeriksaan dan pencegahan.

Dengan meningkatnya kecanggihan produk industri modern, debu, kotoran, bahan asing, bunyi suara mesin yang keras dan masalah lain kemungkinan besar dapat mengakibatkan barang cacat, macet, bahkan kecelakaan kerja. Pembersihan adalah jawabannya. Pembersihan harus dipandang sebagai cara untuk menghilangkan penyebab masalah satu demi satu. Pada umumnya ada langkah pembersihan yang benar: yaitu :

a.      Tingkat Makro : membersihkan segala sesuatu dan mencari cara untuk menangani penyebab keseluruhan yang berkaitan dengan keseluruhan gambaran global pekerjaan atau ruang kerja.

b.      Tingkat mikro : Menangani satu tempat kerja tertentu atau satu peralatan kerja tertentu seperti perangkat komputer, lemari / rak buku, dan lain – lain

Setelah melalui langkah ketiga ini, ruang kerja bukan hanya tertata rapi, dan lebih luas tetapi juga bersih.

4.      Seiketsu = Pemantapan

Pemantapan bisa berarti memelihara keadaan bersih yang dalam konteks 5S, mencakup pertimbangan seperti warna, bentuk, pakaian, dan sebagainya yang memberikan suasana bersih. Lebih jauh lagi, Seiketsu harus dianggap sebagai mempertahankan proses pemilahan (Seiri), penataan (Seiton), dan pembersihan (Seiso), serta sebagai kesadaran dan aktivitas tetap untuk memastikan bahwa siklus 5S dipelihara. Ini berarti melaksanakan aktivitas 5S dengan teratur, sehingga keadaan yang tidak normal akan tampak..

Bagaimana anda dapat memastikan bahwa ketidaknormalan bisa terlihat? Kita semua harus tanggap terhadap setiap perubahan yang terjadi didalam ruang kerja kita. Yakni : Menyelipkan catatan atau tanda lainnya pada setiap barangyang kita ambil dari tempat yang sudah ditata pada langkah dua diatas. Sehingga akan memudahkan pelacakan dimana barang atau aarsip tersebut berada atau dipinjam oleh siapa.

5.      Shitsuke = Pembiasaan

Setelah Seiketsu (pemantapan) yang berarti melaksanakan aktivitas 5S dengan teratur, maka Shitsuke (pembiasaan) adalah komitmen masing-masing individu untuk mematuhi peraturan.dii tempat kerja. Tidak terlalu sulit untuk memiliki kebiasaan untuk melaksanakan apa yang diharapkan dari Anda. Caranya adalah dengan menciptakan tempat kerja yang disiplin, melalui:

a.      adanya komitmen pimpinan dan staf untuk terus menerus menerapkan 5 S

b.      membentuk Tim pemantau penerapan 5 S

c.      memberikan dorongan dan motivasi pada setiap PNS yang menerapkan 5 S dengan baik. Hal ini dapat dilakukan dengan memberikan penghargaan berupa materiel dan dapat juga berupa immateriel seperti piagam penghargaan, bintang 5 S bulan ini atau bentuk penghargaan lainnya.

d.      jika memungkinkan dapat dilakukan lomba atau konvensi 5 S di lingkungan Satuan Kerjanya.

Jika anda hanya membaca saja tulisan ini mungkin anda hanya dapat membayangkan sejauhmana 5 S dapat meningkatkan kinerja PNS. Tetapi jika anda telah menerapkannya, anda baru merasakan manfaat dari penerapan 5 S dalam peningkatan kinerja PNS.

FORUM WIDYAISWARA: sertifikasi ISO 9001 : 2000 Unit Rawat Jalan

FORUM WIDYAISWARA: sertifikasi ISO 9001 : 2000 Unit Rawat Jalan: " /* Style Defi..."

sertifikasi ISO 9001 : 2000 Unit Rawat Jalan

Ringkasan Fungsi dan Tanggung Jawab Unit-Unit yang Tercakup dalam Sistem Manajemen Mutu ISO-9001:2000 pada unit Rawat Jalan, contoh sertifikasi :

UNIT	RINGKASAN FUNGSI	KEGIATAN SPESIFIK ISO-9001	KEGIATAN ISO-9001 BERLAKU DI SEMUA UNIT
Kepala Puskesmas Kepala Tata Usaha Koordinator Pelayanan Klinik Koordinator Pelayanan Kes Masyarakat Unit Kepegawaian Unit Logistik Koordinator Unit BP Umum Koordinator Unit BP Gigi Koordinator Unit KIA/KB Koordinator Unit Laboratorium Koordinator Unit Obat Koordinator RM dan pendaftaran Rumah Tangga	-            -          Berfungsi sebegai penanggung jawab pelayanan puskesmas. -          Melaksanakan fungsi manajemen. -            -          Menkoordinir kegiatan tata usaha,mengatur dan melaksanakan kegiatan surat menyurat -          Mengkoordinir pelayanan klinik puskesmas,meliputi BP Umum, BP Gigi,KIA/KB,Laboratorium,Obat, dan Imunisasi.melaksanakan pelayanan medis BP umum,melayani kosulasi medis. -          Mengkoordinir kegiatan PKM, PHN, Gizi, Kesehatan jiwa, UKGM, UKS/UKGS, Usila,P2M, Kesling -          Melakukan kegiatan kepegawaian, perencanaan jumlah dan jenis pegawai,kenaikan pangkat golongan,pengarsipan surat – surat kepegawaian,melakukan absensi pegawai. -          Pengelolaan barang – barang logistik yang terdiri dari bahan habis pakai ,alat medis/ non medis dan inventaris,maupun yang disimpan di gudang. -          Merencanakan kebutuhan barang.Menerima,menyimpan.memelihara,mendistribusikan sesuai kebutuhan tiap bagian -          menginventaris barang -          Menjamin mutu pelayanan di unit Logistik sesuai dengan standar yang ditetapkan -          Menkoordinir pelayanan rawat jalan di BP Umum.meliputi pemeriksaan pasien,peresepan,tindakan medis umum,konsultasi, rujukan dan melaksanakan pelayanan rawat jalan -          Menjamin mutu pelayanan di BP Umum sesuai dengan standar yang ditetapkan -          Menkoordinir pelayanan rawat jalan di BP Gigi,meliputi pemeriksaan pasien gigi,peresepan,tindakan medis gigi,konsultasi dan rujukan,melaksanakan pelayanan rawat jalan gigi -          Menjamin mutu pelayanan di BP Gigi sesuai dengan standar yang ditetapkan -          Mengkoordinir pelayanan rawat jalan di KIA dan KB,meliputi pemeriksaan pasien ibu hamil, partus dan post partum, tindakan KB, peresepan konsultasi dan penyuluhan ibu hamil, nifas dan KB, tindakanrujukan, melaksanakan pelayanan rawat jalan KIA/KB dan Imunisasi -          Menjamin mutu pelayanan di KIA dan KB sesuai dengan standar yang ditetapkan -          Mengelola kegiatan laboratorium, meliputi pemeriksaan laboratorium pasien baik dari rujukan puskesmas sendiri maupun -          rujukan dari luar puskesmas,melakukan kegiatan pencatatan hasil pemeriksaan -          Menjamin mutu pelayanan di Laboratorium sesuai dengan standar yang ditetapkan -          Menkoordinir kegiatan obat puskesmas,meliputi perencanaan obat,penerimaan,penyimpanan pendistribusian ke pustu dan ruang obat,pencatatan dan pelaporan obat,dan pembelian obat.melaksanakan pelayanan obat kepada pasien di ruang obat -          Menjamin mutu pelayanan di Obat sesuai dengan standar yang ditetapkan -          Menkoordinir kegiatan di bagian pendaftaran meliputi,pendaftaran pasien,pembuatan kartu pasien,pembuatan dan pengisian status administrasi  pasien, pencatatan register pasien. Melakukan kegiatan di bagian pendaftaran -          Menjamin mutu pelayanan di RM dan Pendaftaran sesuai dengan standar yang ditetapkan -          Melaksanakan kegiatan rumah tagga yang menunjang kebersihan, kerapian dan keteraturan penataan lingkungan kerja pada seluruh tempat kerja       agar dapat mencegah           kondisi tidak nyaman -          Menjamin mutu pelayanan Rumah tangga diseluruh lingkungan kerja sesuai dengan standar yang ditetapkan	Memantau perkembangan/ ke-majuan sistem manajemen mutu dan pencapaian tujuan yang ingin dicapai. Memberi-kan disposisi perbaikan dokumen mutu Memberikan pembinaan SDM Menetapkan sasaran mutu unit Logistik, merencanakan pencapaian mutu, melaksanakan pelayanan rawat jalan sesuai standar mutu pelayanan, evaluasi Menetapkan sasaran mutu unit Bp Umum, merencanakan pencapaian mutu, melaksanakan pelayanan rawat jalan sesuai standar mutu pelayanan, evaluasi Menetapkan sasaran mutu unit Bp Gigi, merencanakan pencapaian mutu, melaksanakan pelayanan rawat jalan sesuai standar mutu pelayanan, evaluasi Menetapkan sasaran mutu unit KIA dan KB, merencanakan pencapaian mutu, melaksanakan pelayanan rawat jalan sesuai standar mutu pelayanan, evaluasi Menetapkan sasaran mutu unit Laboratorium, merencanakan pencapaian mutu, melaksanakan pelayanan rawat jalan sesuai standar mutu pelayanan, evaluasi Menetapkan sasaran mutu unit Obat, merencanakan pencapaian mutu, melaksanakan pelayanan rawat jalan sesuai standar mutu pelayanan, evaluasi Menetapkan sasaran mutu unit RM dan Pendaftaran, merencanakan pencapaian mutu, melaksanakan pelayanan rawat jalan sesuai standar mutu pelayanan, evaluasi Menetapkan sasaran mutu unit Rumah tangga, merencanakan pencapaian mutu, melaksanakan pelayanan rawat jalan sesuai standar mutu pelayanan, evaluasi	•  Pengendalian arsip •  Pengendalian dokumen SMM •  Penyediaan sumberdaya •  Komunikasi internal •  Struktur organisasi •  Pembuatan job des •  Pengukuran •  Analisa data •  Perbaikan •  Tindakan koreksi •  Tindakan pencegahan •  Pengendalian lingkungan kerja •  Penge- bangan Kompetensi •  Program Pelatihan •  Peningkatan Kesadaran mutu