Panduan Diklat Budaya Kerja

PEDOMAN PENYELENGGARAAN DIKLAT DI TEMPAT KERJA

PENGEMBANGAN BUDAYA KERJA ORGANISASI

TAHUN 2011

A.     Latar Belakang

Budaya kerja sebenarnya telah ada pada diri setiap manusia, namun untuk menkadikan budaya kerja aparatur seperti yang diharapkan, tidak dapat hanya  mengandalkan kesadaran setiap aparatur. untuk itu perlu dilakukan pengembangan budaya kerja aparatur secara teratur dan sistematis.  Oleh karena itu Menteri Penertiban Aparatur Negara (MENPAN) mengeluarkan Keputusan nomor 25 /Kep /M.Pan /4 / 2002 tentang Pedoman Pengembangan Budaya Kerja Aparatur Negara

Namun setelah 8 tahun diterbitkan, budaya kerja aparatur masih jauh dari memadai. Sebagaimana yang diungkapkan oleh Wakil Gubernur Jawa Tengah, Rustriningsih dalam acara pembukaan Forum Budaya Kerja BPKP di Solo, Jawa Tengah, Jumat 24 September 2010 yang lalu, Beliau merasa prihatin dengan banyaknya pejabat daerah yang dimejahijaukan akibat perbuatan KKN, baik karena tidak tahu maupun yang dengan sengaja mengakali anggaran. Keprihatinan juga terkait dengan ketakutan aparat birokrasi dalam melaksanakan kewajiban, sehingga dikhawatirkan justreru tidak berbuat apa-apa.”

Masalah budaya kerja aparatur lain selain masih maraknya korupsi, diantaranya : masih perlu ditingkatkannya kedisiplinan, Kinerja rendah, Prosedur tidak jelas, Lama dan berbelit belit, Pungutan liar, Tidak adil dan lain lain. Padahal Keputusan Menpan tersebut merupakan pedoman dan mekanisme dalam melaksanakan dan memantau Pengembangan Budaya Kerja Aparatur Negara pada lingkungan instansi/lembaga masing-masing, untuk menumbuhkan dan meningkatkan semangat/etos kerja, disiplin dan tanggung jawab moral aparaturnya secara terus menerus dan konsisten, sesuai dengan tugas dan fungsi masing-masing

Pentingnya upaya dalam membangun budaya kerja aparatur tersebut tercermin juga pada pernyataan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi, EE Mangindaan. Beliau mengatakan perlunya setiap instansi pemerintah mengembangkan budaya kerja di lingkungannya masing-masing.. ”Perubahan mindset dan peningkatan budaya kerja pada dasarnya merupakan inti dari reformasi birokrasi,” ditambahkan, sebagai aparatur negara, setiap Aparatur Negara harus mengubah mindset, dari budaya dilayani menjadi budaya aparatur yang melayani.. untuk itu program budaya kerja yang dilaksanakan meliputi 6 aspek yaitu Akhlak dan Etika, Functuality, Kebersamaan dan Kesejahteraan, Organisasi Berbasis Pengetahuan, Transparansi dan Total Quality Management.

Untuk melaksanakan pengembangan budaya kerja aparatur secara sistematis dan teratur tersebut, Telah dilakukan Traing of trainer (TOT) pengembangan budaya kerja. Agar pelatihan tersebut benar – benar dapat diterapkan di organisasi peserta diklat tersebut, perlu ditindaklanjuti dengan Pelatihan Pengembangan Budaya Kerja di tempat kerja.

Melalui pelatihan ini diharapkan peserta diklat dapat menerapkan secara operasional pengembangan budaya kerja di organisasinya, karena selain masalah budaya yang diangkat adalah masalah yang digali dari keadaan nyata diorganisasinya, diklat ini juga melibatkan semua lini organisasi sehingga diharapkan dapat lebih efektif dalam mendongkrak nilai - nilai budaya kerja organisasi.

B.     Tujuan

1.      Tujuan umum :

Setelah Mengikuti pelatihan ini, peserta mampu mengembangkan budaya kerja aparatur di Satuan Kerjanya masing - masing

2.      Tujuan Khusus :

Setelah mengikuti pelatihan ini, peserta mampu :

a.      mentransfer konsep dasar Budaya Kerja Aparatur

b.      memahami langkah – langkah penerapan program 5 S

c.      memahami penerapan nilai – nilai budaya kerja

d.      memahami penerapan Mind Setting

e.      menerapkan langkah – langkah pengembangan buadaya kerja aparatur

pada satuan kerjanya masing – masing

C.    Kurikulum pelatihan

Untuk mencapai tujuan pelatihan tersebut diatas, maka TOT pengembangan budaya kerja aparatur ini, disusun kurikulum pelatihan sebagai berikut :

NO	MATERI PELATIHAN	TAHAP	JUMLAH HARI
1.	Materi Dasar :
a.	Kebijakan penerapan Budaya Kerja Aparatur	I, II	3
2	Materi Inti :
a	Budaya Kerja Organisasi	I, II
b	Tantangan Pengembangan Budaya organisasi	I, II
d	Mind Setting dalam rangka character building Menuju Budaya Kerja baru	II
e	Organisasi Budaya Kerja	III	1
f	Identifikasi masalah Budaya Kerja Organisasi	III, IV	2
g	Penyusunan rencana kerja Budaya kerja	IV
h	pemantauan pelaksanaan Program Budaya Kerja	V	4
I	Bimbingan lapangan	VI	8
J	Evaluasi keberhasilan program Budaya kerja	VII	2
3	Materi Penunjang
a	Building Learning Comitment	I	1
b	Pembukaan dan penutupan	I
c	Pre Test dan Post Test	I
d	Diskusi	I – VIII
	Jumlah		21

Keterangan :

Kegiatan per hari paling lama 4 Jam pelajaran

D.    Peserta Pelatihan

Untuk memudahkan pencapaian tujuan pelatihan ini, diharapkan peserja pelatihan memenuhi syarat :

1.      Pimpinan Organisasi setempat

2.      Pejabat struktural  Eselon III, Pejabat Eselon IV dan pimpinan kelompok kegiatan

3.      staf potensial dalam pengembangan budaya kerja organisasi

E.     Pengampu Materi

1.      Widyaiswara Badan Diklat Provinsi Jawa Tengah yang menguasai materi terkait

2.      Pejabat Struktural Biro Organisasi Kepegawaian Pemerintah Provinsi Jawa Tengah

F.     Proses Pelaksanaan Diklat

Pelatihan ini dilaksanakan di tempat kerja dalam 8 tahapan meliputi :

Tahap I :   Membangun Komitmen pimpinan puncak

Pada tahap ini Widyaiswara berkunjung untuk pertama kalinya ke organisasi sasaran untuk mengadakan pertemuan dengan pejabat eselon II dan III di organisasi tersebut dengan agenda sebagai berikut :

1.      Widyaiswara menyampaikan sekilas materi Kebijakan penerapan Budaya Kerja Aparatur, Konsep Budaya kerja dan tantangan penerapan budaya kerja

2.      diskusi apakah perlu mengembangkan budaya kerja organisasi

3.      diskusi tantangan pengembangan budaya kerja organisasi

4.      sesi akhir disampaikan kuis yang bertujuan menjajaki sejauh mana tingkat komitmen pejabat eselon II dan III dalam membangun budaya kerja di organisasinya

5.      jika komitmen pejabat Eselon II dan III sudah memungkinkan yakni minimal mencapai 85 %, peserta diminta untuk membahas topik tersebut pada pejabat eselon IV dan staf di bagian nya masing – masing.

Tahap II     :   Membangun komitmen Staf

Kunjungan tahap II ini dilakukan 2 minggu setelah tahap I

Pada kunjungan ke II ini widyaiswara bertatap muka dengan pejabat eselon IV dan sebagian staf yang dipandang potensial dalam mengembangkan budaya kerja. Agenda tatap muka meliputi :

1.      Widyaiswara menyampaikan sekilas tentang Kebijakan peneran budaya kerja dan Operasionalisasi 5 S sebagai salah satu program Budaya Kerja

2.      diskusi apakah perlu meng operasionalisasikan budaya kerja organisasi di bagiannya masing - masing

3.      diskusi tantangan operasionalisasi budaya kerja organisasi di bagian / bidang

4.      Mind Setting dalam membangun komutmen staf

5.      sesi akhir disampaikan kuis yang bertujuan menjajaki sejauh mana tingkat komitmen pejabat eselon IV dan staf dalam membangun budaya kerja di organisasi di bagian / bidang

6.      jika komitmen pejabat Eselon IV dan staf sudah memungkinkan yakni minimal mencapai 85 %, peserta diminta untuk membahas pembentukan organisasi budaya kerja di bagian  bidang nya masing – masing.

Tahap III     : Pembentukan organisasi Budaya Kerja.

Kegiatan ini dilakukan 2 minggu setelah kegiatan tahap II, dengan peserta pejabat eselon III dan IV serta staf potensial dengan agenda kegiatan :

1.      penyampaian materi organisasi budaya kerja

2.      diskusi pembentukan organisasi budya kerja, dan tugas – tugasnya

3.      penyampaian materi teknik menggali masalah dan prioritas masalah budaya kerja

4.      latihan menggali masalah dan prioritas masalah.

5.      sesi akhir dari tahap III, peserta diminta untuk :

a.      menyusun konsep surat keputusan tentang pembentukan organisasi Budaya kerja dan

b.      menetapkan pejabat eselon IV dan staf yang akan di tunjuk dalam kegiatan selanjutnya (minimal 2 – 3 orang per bagian / bidang)

c.      membahas masalah budaya dan prioritas masalah budaya di lingkup kerjanya masing - masing

Tahap IV    : Identifikasi masalah budaya dan Penyusunan rencana kerja sebagai program budaya kerja di lingkup kerjanya masing – masing, dengan agenda kegiatan :

Pada tahap ini dihadiri oleh pejabat eselon IV dan staf yang ditunjuk, dengan agenda kegiatan :

1.      presentasi masalah budaya dan prioritas masalah budaya di lingkup kerjanya masing masing

2.      diskusi tentang tantangan masalah yang akan dihadapi

3.      penyampaian materi tentang penyusunan rencana kerja

4.      diskusi penyusunan rencana kerja

5.      penyajian rencana kerja

Tahap V    : pemantauan pelaksanaan

Pada tahap ini dihadiri oleh pejabat eselon IV dan staf yang ditunjuk, dengan agenda :

1.      review pelaksanaan program budaya kerja

2.      penyampaian teknik pemantauan program Budaya kerja

3.      diskusi penyusunan alat program budaya kerja

4.      penyajian hasil diskusi

5.      pada sesi akhir, peserta diminta untuk mencoba menerapkan alat pemantauan program budaya kerja

Tahap VI    :  Bimbingan lapangan

Pada tahap ini Widyaiswara langsung ke bagian – bagian / bidang – bidang, untuk menyaksikan pelaksanaan rencana yang telah disusun, dengan agenda :

1.      mereview rencana kerja yang telah disusun

2.      membahas pelaksanaan kegiatan dengan kelompok Budaya kerja setempat (masing – masing bidang / bagian)

3.      mendiskusikan kendala yang ditemukan (jika ada)

tahap bimbingan dapat dilakukan ber kali – kali kunjungan, tergantung pada tingkat penguasaan materi budaya kerja serta permasalahan yang timbul pada saat pelaksanaan program budaya kerja.

Tahap VII   : Evaluasi keberhasilan program Budaya kerja

Kegiatan evaluasi keberhasilan program budaya kerja ini dapat dilakukan dengan berbagai bentuk. Antara lain :

1.      Konvensi program budaya kerja, yang dilakukan internal organisasi, dan mengikut sertakan kelompok budaya kerja terbaik dalam konvensi program budaya kerja ke tingkat yang lebih tinggi ( tingkat Kabupaten / Kota, tingkat Provinsi dan tingkat nasional)

2.      evaluasi program dalam bentuk penilaian keberhasilan masing masing kelompok budaya kerja dan pemberian penghargaan

tahap ini sangat penting untuk memelihara semangat kelompok budaya kerja yang sudah ada dalam mengembangkan budaya kerja selanjutnya.

Tahap VIII  :  Identifikasi masalah dan Penyusunan Rencana kegiatan selanjutnya

Pada Tahap ini dapat dilakukan :

1.      memanfaatkan identifikasi masalah yang lalu dengan mengambil masalah ke 2 sebagai program budaya kerja selanjutnya, atau

2.      melakukan identifikasi ulang masalah budaya, seperti yang dilakukan pada tahap IV

Untuk lebih efektif dan efisiennya kegiatan ini, setiap kunjungan dilakukan paling lama 3 jam @ 45 menit. Sedangkan jarak kunjungan saat ini dengan kunjungan yang akan datang sebaiknya 2 minggu. Karena menurut pengalaman jika dilakukan 1 minggu, biasanya peserta belum siap, sedangkan jika dilakukan 3 minggu atau lebih, biasanya peserta justru lupa dengan agenda kegiatan tersebut.  

G.    Evaluasi keberhasilan

Keberhasilan peserta dalam mengikuti diklat ini di evaluasi melalui :

1. keaktifan dalam mengikuti diklat berupa kehadiran peserta,
2. keaktifan peserta dalam mengikuti materi, baik pada saat ceramah tanya jawab maupun dalam diskusi kelompok
3. keberhasilan peserta dalam menyusun program budaya kerja
4. keberhasilan peserta dalam melaksanakan program budaya kerja
5. menurunnya masalah budaya kerja di lingkup kerjanya masing - masing

H.     Sertifikasi

Setiap peserta yang secara rutin mengikuti kegiatan sejak tahap I sampai dengan tahap VIII, dapat diberikan sertifikat yang di keluarkan oleh Badan Diklat Provinsi Jawa Tengah.

Demikianlah Pedoman penyelenggaraan diklat Budaya kerja di tempat kerja ini dibuat untuk memudahkan pelaksanaan Pengembangan Budaya Kerja Aparatur yang dimaksud.

Semarang, 24 Januari 2011